2. Mogelijkheden binnen NZa-Regelgeving

Op deze pagina wordt de NZa-regelgeving toegelicht en is de methodiek van slimmer registreren uitgewerkt, die binnen de bestaande wet- en regelgeving mogelijk is.

 

Het werken met het registreren van normtijden is al mogelijk conform de regelgeving van de NZa (NR/REG-2021b, artikel 5.1.4: sub 11). ‘Zorgaanbieders mogen op hun eigen manier invulling geven aan het registreren van de werkelijk bestede tijd. Het is ook toegestaan om standaardtijden of normtijden per activiteit vast te stellen’. De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor de normtijden en het herijken/updaten hiervan.

 

De NZa-regelgeving biedt ruimte voor normtijden of standaardtijden per activiteit. Het is binnen de regelgeving dus niet mogelijk de tijd van verschillende activiteiten onder één activiteitencode samen te voegen of de tijd besteed aan dezelfde activiteit gedurende dag op te tellen en hiervoor een norm- of standaardtijd aan te houden. De activiteit moet hoe dan ook altijd zijn geleverd en het moet kunnen worden aangetoond dat de activiteit geleverd is, bijvoorbeeld aan de hand van de agenda of het EPD.

 

De tijdsbesteding per activiteit mag volgens de regelgeving dus genormeerd worden binnen een DB(B)C. De totale tijd op een DB(B)C (directe -, indirecte - en reistijd) kan daarmee (deels) worden gestandaardiseerd.

 

Voorwaarden voor het hanteren van standaard- of normtijden: 

- norm per activiteit bepalen 

- activiteit heeft een begin- en eindtijd 

- periodiek herijken 

- reële weergave van de werkelijke tijd 

- kunnen aantonen in het dossier of op andere wijze dat activiteit is geleverd 

 

Het is verstandig de gehanteerde werkwijze ook te bespreken met de verzekeraar(s), zodat er later geen misverstanden kunnen ontstaan over de uiteindelijke declaratie.

 

De activiteitentabel (zie bijlage) is met ingang van 2020 sterk vereenvoudigd. De activiteiten voor algemeen indirecte tijd (de 7-codes) zijn versimpeld. De nieuwe tabel, die vanaf 2020 te gebruiken is, kent de volgende codes:

Hieronder zijn een aantal voorbeelden weergegeven voor het registreren van indirecte tijd op basis van een norm. Deze opties vallen binnen de huidige regelgeving. De standaardtijd kan bijvoorbeeld worden berekend aan de hand van een percentage dat een behandelaar gemiddeld besteedt aan de indirecte tijd. De mogelijkheden binnen de wet- en regelgeving, normtijden toepassen in combinatie met het gebruik van de verkorte activiteitentabel, zijn een goede stap in de richting van administratieve lastenverlichting.

 

Voor sommige aanbieders zal de winst pas echt behaald worden als de behandelaar de activiteiten met indirecte tijd helemaal niet meer registreert. Dit kan wettelijk, doordat de mogelijkheid bestaat om een ‘experiment’ te starten. Lees hier meer over het experiment.

Voorbeeld 1:

Een regiebehandelaar besteedt iedere dag een uur aan algemeen indirecte tijd (Pre-intake, zorgcoördinatie, extern overleg derden, verslaglegging algemeen, dossierstudie, regelen tolken). Deze contacten(activiteiten) hoeven niet meer los geregistreerd te worden, maar vallen (door de nieuwe verkorte activiteiten tabel) allemaal onder activiteitencode 7.1. Hiervoor mag 60 minuten indirecte tijd geregistreerd worden op activiteitencode 7.1. Het uur kan dan worden verdeeld over de caseload van de behandelaar. Als de behandelaar op die dag voor cliënt A, B en C 7.1 activiteiten verricht, kan er in het systeem voor cliënt A, B en C 20 minuten tijd op activiteit 7.1 doorvallen.

 

Dit uur kan standaard gereserveerd en geregistreerd worden in de agenda, bijvoorbeeld door aan het einde van iedere werkdag 60 minuten te reserveren voor deze activiteit. Varianten zijn hierop ook mogelijk, bijvoorbeeld door aan het begin van de dag standaard een 30 minuten activiteit indirecte tijd te reserveren en aan het einde van de dag weer een standaard activiteit indirect te reserveren van 30 minuten. 

Hier geldt wel dat deze activiteiten, aantoonbaar (bijv. aan de hand van de agenda), daadwerkelijk geleverd moeten zijn op individueel niveau en dat er periodiek herijkt moet worden. 

Voorbeeld 2:

Een bepaalde behandelaar voert standaard iedere ochtend intakes met diagnostiek uit (activiteit 2.1 verkorte lijst). De directe tijd bedraagt gemiddeld 80 minuten en de indirecte tijd 20 minuten. Deze aantallen zijn bepaald op basis van historische data. Als er in het EPD een intake geregistreerd wordt, kan daar een standaard directe tijd van 80 minuten aan gekoppeld worden en 20 minuten indirecte tijd.