4.2 Herijken

Er is door de NZa geen concrete duiding gegeven over hoe vaak een herijking plaats moet vinden. Het is gebruikelijk de data een keer per jaar te herijken. Een veelgebruikte methode is gedurende een week de uitgevoerde activiteiten te meten. Vaak wordt deze meting door de medewerker zelf uitgevoerd. Het herijken van de tijden, kan gebruikt worden om de norm te bepalen voor het slimmer registreren van de indirecte tijd. Het herijken is tevens een beheersmaatregel om onderregistratie (bij het gebruik van normtijden) te voorkomen.

 

Het perspectief van de accountant ten opzichte van het gebruik van normtijden en het herijken is als volgt:

Het is belangrijk dat er een reëel percentage normtijd voor indirecte tijd wordt gehanteerd. Er moet een duidelijke onderbouwing zijn hoe tot deze opslag is gekomen (audittrail). Wanneer gestart wordt met normtijden kan voor de onderbouwing gebruik gemaakt worden van historische data, maar deze data moet vervolgens periodiek herijkt worden. Mogelijk zijn bij de herijking de percentages die toegepast worden in het zorgprestatiemodel bekend en kan daar een beroep op gedaan worden.

 

Hoe vaak en hoe intensief de herijking uitgevoerd wordt, is afhankelijk van de situatie. Het uitgangspunt is dat de opslag die gebruikt wordt voldoende zekerheid geeft over de omzet. Het is verstandig de nieuwe werkwijze vooraf te bespreken met de accountant. Er zijn een aantal situaties die effect hebben op de frequentie en intensiteit van het herijken, namelijk:

  • Omvang en effect van de opslag: Als het gebruik van normtijden impact heeft op 50% van de omzet is het nut en de noodzaak groter, dan wanneer het 5% betreft.
  • Veranderingen: Bij veranderingen die impact hebben op de opslag indirecte tijd, zoals bijvoorbeeld de nieuwe bekostiging van de acute GGZ, moet er altijd herijkt worden.

Als een bepaald percentage als opslag wordt gehanteerd, is het belangrijk om een rondrekening te maken, zodat het effect van de percentages op de DB(B)C-omzet inzichtelijk is. Dat betekent dat de nieuwe situatie gesimuleerd wordt op recente data. 

 

Verder geeft ook de accountant aan, dat het voor de beoordeling van de accountant makkelijker is wanneer de aanpak en onderbouwing voorafgaand aan de implementatie besproken is met de verzekeraar en dat deze daarmee ingestemd heeft.

 

Het is dus zinvol om de werkelijk direct en indirect bestede tijd te meten en de normtijden hierop aan te passen. De voorgestelde norm voor indirecte tijd is namelijk geen statisch gegeven. Het kan ook voorkomen dat tijdens de implementatie blijkt dat de norm veel verschilt tussen teams. Bijvoorbeeld omdat de patiëntenpopulatie verschilt. Bij grote afwijkingen is het verstandig opnieuw te meten en normen aan te passen.