4.3 App om data te herijken

Berenschot heeft veel ervaring met metingen en onderzoeken, en heeft hiervoor samen met zorgaanbieders onder andere een app (TMA: Tijd Meet Applicatie) ontwikkeld. Deze app kan gebruikt worden door medewerkers zelf of door observatoren. De app voorziet in twee meetmethoden:

  • Multi Moment Opnamen (MMO): een steekproefmeting, die bij voldoende metingen in een representatieve periode een goed beeld geeft van de tijdsbesteding.
  • Continue Tijdsregistratie (CTR): een ‘stopwatchmeting’, waarbij de start en het einde van activiteiten bijgehouden wordt.

Berenschot helpt om te bepalen welk type meting binnen welke context het meest geschikt is.

 

Het gebruik van de app:

De medewerker opent aan het begin van de dienst de app en selecteert zijn of haar naam (of functie) en zijn of haar afdeling/team/regio. Vervolgens start de meting. Bij de Multi Moment Opname gaat er met enige regelmaat (de frequentie wordt van tevoren bepaald; bijvoorbeeld 6 keer per uur) een signaal af. De medewerker registreert dan waar hij/zij op dat moment mee bezig is. Bijvoorbeeld: de activiteit ‘direct behandelcontact’ en subactiviteit ‘psychotherapie’. Eventueel kan een opmerking of foto toegevoegd worden en dan is de registratie klaar. Bij de Continue Tijdsregistratie geeft de medewerker aan met welke activiteit hij/zij start en wanneer hij/zij daar vervolgens mee stopt. Beiden typen metingen kosten ongeveer 10 seconden per registratie. De meetdata worden opgeslagen in de cloud, zodra de medewerker aan het einde van de dienst de app afsluit.

De inrichting (type meting, regio, teams, activiteiten, subactiviteiten) wordt bepaald door de GGZ-aanbieder. Er bestaat de mogelijkheid om bij de uitgevoerde activiteiten aan te geven bij welke cliënt deze is uitgevoerd.

 

De meetdata kan vervolgens geanalyseerd worden door Berenschot, maar Berenschot biedt ook de mogelijkheid om dit als instelling zelf te doen. De gegevens worden dan in Excel aangeleverd. 

 

Belangrijk is dat de uitkomsten betrouwbaar zijn. Hiervoor hanteert Berenschot de volgende waarborgen:

  • de te meten activiteiten worden bepaald in overleg met de instelling en de medewerkers
  • de meetperiode wordt in overleg bepaald
  • van tevoren wordt op basis van het aantal te meten activiteiten, de frequentie waarin ze voorkomen, het type meting en de meetfrequentie (in het geval van een multi moment opname) bepaald hoe lang gemeten moet worden. Doorgaans is een week afdoende.
  • de meetperiode begint met een pilot-meetdag, zodat eventuele missende of onduidelijke activiteiten nog verwerkt kunnen worden in de app
  • er worden statistische betrouwbaarheidstoetsen uitgevoerd op de meetresultaten
  • de uitkomsten worden gevalideerd met de medewerkers die de metingen uitgevoerd hebben

De app kan ook ingezet worden voor verbetertrajecten, werklastmetingen of tevredenheid/welzijn en werkdruk van medewerkers te meten.

 

Meer informatie over de app kan opgevraagd worden bij de heer M. Hanekamp (Managing Director Berenschot)

m.hanekamp@berenschot.nl

M +31 (0)6 126 123 28