5.4 App om ongeplande contacten te registreren

Dit voorbeeld gaat over het makkelijker kunnen registreren van ongeplande activiteiten en consultatie. Het heeft geen directe relatie met het gebruik van indirecte normtijden, maar wel met administratieve lastenverlichting. Om deze reden wordt dit voorbeeld besproken.

 

PinkRoccade heeft in samenwerking met Altrecht GGZ een app ontwikkeld om ongeplande activiteiten te registreren in EPD mijnQuarant. De GGZ-aanbieder liep namelijk tegen het probleem aan dat behandelaren het tijdrovend en daardoor lastig vinden om ongeplande activiteiten goed te registreren als ze niet in mijnQuarant ingelogd zijn. Met de app kan een behandelaar altijd snel en gemakkelijk ongeplande activiteiten registreren, ook als men onderweg is. De app wordt gebruikt voor de registratie van zowel ongeplande activiteiten betreffende patiënten van Altrecht als consultatie waarbij het gaat om patiënten die niet in behandeling zijn bij Altrecht.

 

De app staat op de telefoon van de behandelaar. Het is de insteek van de app geweest om de registratie zo simpel mogelijk te maken.

 

Registratie van ‘patiëntgebonden activiteiten’:

Wanneer een activiteit heeft plaatsgevonden voor een patiënt die binnen de instelling behandeld wordt, wordt op het icoon ‘patiënten’ geklikt. Vervolgens zijn de volgende gegevens van de patiënt zichtbaar:

  1. NAW-gegevens patiënt
  2. Geboortedatum en geslacht
  3. Gegevens van de apotheek en de huisarts van de patiënt
  4. Gegevens van relaties van de patiënt

Vanuit de app is het onder andere mogelijk om de route naar het huisadres van de patiënt te bepalen, een mail te sturen naar de huisarts, een familielid te bellen, etc.

 

Als een activiteit heeft plaatsgevonden, klik je op ‘voeg activiteit toe’. Er komt dan een aantal opties:

  • Face to face contact
  • Huisbezoek
  • Telefonisch contact
  • Online contact
  • Zorgcoördinatie

Wanneer op een van deze items geklikt wordt, kunnen het onderwerp, de datum en de tijd indien nodig aangepast worden. Ook de duur kan aangepast worden (directe tijd), een kort verslag moet worden toegevoegd waarna de afspraak wordt afgehandeld middels accorderen. De afspraak is direct als zodanig zichtbaar in de agenda van de medewerker in mijnQuarant.

Er is ook de mogelijkheid om het contact op te slaan als op een later moment een uitgebreider verslag toegevoegd moet worden. Bij het opslaan verschijnt de activiteit in de agenda van de behandelaar en kan deze vanuit daar geopend worden om de directe tijd aan te passen, indirecte tijd toe te voegen, een verslag toe te voegen, etc. Pas wanneer het contact ‘geaccordeerd’ is, is de registratie voltooid.

 

Registratie van ‘niet-patiëntgebonden activiteiten’: 

Bij niet-patiëntgebonden activiteiten, wordt op de knop ‘niet patiëntgebonden’ geklikt. Bij niet-patiëntgebonden tijd moet de gemeente aangeklikt worden, waarin de patiënt woonachtig is. Vervolgens kan de consultatie-activiteit toegevoegd worden. De verschillende activiteiten die hier beschikbaar zijn, zijn o.a.: Basis GGZ-consultatie, Bemoeizorg Consultatie, Buurt/wijkteam Consultatie, Huisarts/POH consultatie, Ketenpartner Consultatie, etc.

 

Vervolgens geldt hetzelfde voor de registratie als bij de patiëntgebonden activiteiten. De duur van de contacten kan worden aangepast (het gaat om directe tijd, indirecte tijd kan niet gevuld worden). 

Het is niet mogelijk om indirecte tijd toe te voegen aan het contact. Dat kan wel door de afspraak vervolgens te openen vanuit de agenda.

 

GGZ Altrecht is gestart met uitrollen bij outreachende teams (12 teams –180 tot 200 behandelaren), later wordt de app ook beschikbaar gesteld voor overige behandelaren die ambulant werken. 

De implementatie gaat op de volgende manier: medewerkers van Functioneel Beheer en ICT bezoeken samen de teams, ze sluiten aan bij een regulier overleg om de app te demonstreren en alle vragen die daarover zijn te beantwoorden en de app direct op de telefoon van de behandelaar te installeren.

 

Patiëntgebonden activiteiten worden gefinancierd door middel van de DBC voor zover het ZVW betreft, de consultatie voor patiënten die niet in behandeling zijn bij Altrecht, wordt gefinancierd middels een subsidie van gemeentes.

 

De app is geëvalueerd, medewerkers zijn tevreden en ervaren minder administratieve belasting.